Cách lưu trữ hóa đơn điện tử mới nhất các DN nên biết

lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là khâu vô cùng quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiện. Dù là các kế toán đã tiến hành hủy hóa đơn điện tử tuy nhiên vẫn cần lưu trữ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất những yêu cầu theo quy định của Luật Kế Toán. Vậy việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra được thực hiện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.

Việc lưu trữ đối với hóa đơn đầu vào

Việc lưu trữ đối với hóa đơn điện tử đầu vào sẽ được lưu trữ theo các bước như sau:

– Danh bạ Email nhà cung cấp (để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này)

– Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gửi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử)

– Lập thư mục Google Drive với chính Email nhận đó

– Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài(tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào (để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu)

– Upload lên thư mục Google Drive theo tháng /quý/năm…

– Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

 

Việc lưu trữ đối với hóa đơn đầu ra

Việc thực hiện lưu trữ đối với hóa đơn đầu ra sẽ được thực hiện như sau:

– Lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính

– Tạo một Email riêng chuyên để xuất hóa đơn cho khách hàng

– Lập thư mục Google Drive với chính Email gửi đó.

– Ngoài ra nhà cung cấp giải pháp hóa đơn họ vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dự phòng (hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm)

– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc copy vào USB hoặc máy tính khác để lưu trữ.

– Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử
Một trong những lưu ý quan trọng các doanh nghiệp cần phải chú ý đó là mặc dù việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã được lưu trữ tự động trên không gian mạng, tuy nhiên, để đảm bảo chắc chắn nhất việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật kế toán, các doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ hóa đơn.

Bên cạnh đó, để đảm bảo không có rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn, các doanh nghiệp cần lưu ý thêm về việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, sở hữu công nghệ cao, đáp ứng đầy đủ các quy định theo pháp luật hiện hành hiện nay. Bởi, một thực tế cho thấy, nếu doanh nghiệp không lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng thì các hóa đơn của công ty sẽ dễ bị đe dọa, bị kẻ xấu đột nhập, đánh cắp; đe dọa và ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của các doanh nghiệp. Chính bởi vậy, lựa chọn và tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chính là một trong những yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Bảo hiểm thất nghiệp đã ra đời như thế nào?

Máy bồi giấy – Trợ thủ đắc lực cho ngành sản xuất thùng carton

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm rõ được quy định về việc lưu trữ hóa đơn đầu vào và lưu trữ hóa đơn đầu ra, chia sẻ một số những lưu ý quan trọng để việc lưu trữ hóa đơn được diễn ra tốt nhất. 
 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *