Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Chữ ký số là một phần không thể thiếu để giúp doanh nghiệp kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hóa đơn điện tử. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

Việc sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử sẽ được dùng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Để có thể thực hiện việc ký số khi kê khai hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Thứ nhất là sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.

– Thứ hai là đảm bảo máy tính sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử phải cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.

– Thứ ba: bắt buộc doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử

Khi đã đảm bảo đáp ứng được cả 3 yếu tố trên thì doanh nghiệp có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:

chữ ký số

Bước thứ nhất: Người lập hóa đơn tiến hành đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử và thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ người mua/ người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế, …

Bước thứ hai: doanh nghiệp kiểm tra độ chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.

Bước thứ ba: Trên phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Như vậy, chỉ với 3 bước đơn giản, người dùng đã có thể dễ dàng thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp vướng mắc về việc với trường hợp khách hàng không có chữ ký số  liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?

Để trả lời câu hỏi này, Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, đã có câu trả lời cụ thể như sau: trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

Bên mua không phải là đơn vị kế toán

Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Xem thêm:

Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử có dễ dàng?

Khắc phục nhanh lỗi màn hình Samsung S8 Plus bị lưu ảnh

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *